Personal trainer software: agenda, coaching-app en klantbeheer vergeleken
Personal trainer software is er in drie soorten: systemen voor agenda en betalen, apps voor trainingsschema's en coaching, en planners die alleen afspraken regelen. Op deze pagina staan ze naast elkaar met de prijzen van de prijspagina's van de leveranciers (geraadpleegd 31-10-2026), en lees je hoe elke soort samenwerkt met je website. Wij verkopen geen software en hebben geen belang bij een bepaalde keuze.
Welke soort software heb je nodig?
| Soort | Doet | Voor wie | Voorbeelden |
|---|---|---|---|
| Agenda, boeken en betalen | Rooster, online boeken, strippenkaarten, abonnementen, iDEAL, ledenadministratie | Trainers en studio's met vaste klanten en groepslessen | Trainin, Virtuagym Manage, Onlineafspraken.nl |
| Coaching-app | Trainingsschema's, oefenvideo's, voeding, check-ins, voortgang, berichten | Trainers die tussen sessies begeleiden, online coaches | Trainerize, Everfit, Coachway, Virtuagym Coach |
| Losse planner | Afspraken en intakes plannen, agenda-koppeling | Trainers die alleen intakes of losse sessies willen laten plannen | Calendly, Koalendar |
Veel trainers combineren twee soorten: een coaching-app voor de begeleiding en een planner of agenda voor intakes en sessies. Sommige systemen doen beide, maar zijn dan vaak duurder of hebben add-ons nodig.
Agenda, boeken en betalen: prijzen
Trainin (Nederlands)
| Plan | Prijs | Wat erin zit |
|---|---|---|
| Trainer | € 39 per maand excl. btw | Onbeperkt klanten, app met eigen logo en huisstijl, agenda, online boeken en rooster, ledenadministratie, betalingen en facturatie, automatische e-mails, website-widgets |
| Pro | € 69 per maand excl. btw | Alles uit Starter, 2 medewerkers (extra € 5 per maand), formulieren en intakes, marketingtools, rapporten, groepen |
| Premium | vanaf € 219 per maand excl. btw | Alle add-ons, onbeperkt medewerkers, eigen native app, meerdere vestigingen |
Add-ons onder meer: Coaching (schema's en voortgang) € 20 per maand, Penalties (no-show-kosten) € 20 per maand. iDEAL of SEPA € 0,50 per online betaling. 14 dagen gratis proberen, maandelijks opzegbaar.
Virtuagym (Nederlands)
| Plan | Prijs | Wat erin zit |
|---|---|---|
| Manage | € 19 per locatie per maand excl. btw | Klantbeheer, roosters en facturatie |
| Coach | € 24 per locatie per maand excl. btw | Coachingtools, trainingsschema's, voedingsschema's, voortgang, app |
| All-in-One | € 39 per locatie per maand excl. btw | Manage en Coach samen |
SEPA of iDEAL € 0,50 per transactie. 10% korting bij jaarbetaling.
Onlineafspraken.nl (Nederlands)
| Plan | Prijs per maand | Wat erin zit |
|---|---|---|
| Solo | € 20 bij jaarbetaling, € 25 bij kwartaalbetaling | 1 resource, eigen huisstijl, bevestiging en herinneringen, iDEAL |
| Groei | € 32,50 bij jaarbetaling, € 40 per kwartaal | 2 tot 10 resources, widgets per resource, strippenkaarten en abonnementen |
| Pro | € 65 bij jaarbetaling, € 80 per kwartaal | 11 tot 20 resources, API, Zapier |
De prijspagina vermeldt niet of de bedragen incl. of excl. btw zijn. 14 dagen gratis proberen.
Coaching-apps en trainingsschema-apps: prijzen
Trainerize (internationaal, prijzen in dollars)
| Plan | Prijs | Klanten |
|---|---|---|
| Basic | gratis | 1 |
| Grow | $ 9 per maand | 2, met Trainerize.me-profielpagina |
| Pro | vanaf $ 23 per maand | 5 tot 200, met eigen oefenvideo's en intakeformulieren |
Add-ons: Stripe-betalingen $ 10 per maand, video coaching $ 10, voeding $ 20 tot $ 45. 30 dagen gratis proberen. Let op: de prijspagina noemt op verschillende plekken verschillende bedragen voor hetzelfde plan.
Everfit (internationaal, prijzen in dollars)
| Plan | Prijs (maandelijks gefactureerd) | Klanten |
|---|---|---|
| Trainer | gratis | tot 5 |
| Pro | $ 19 voor 5 klanten, $ 29 voor 10, $ 49 voor 20, $ 95 voor 50 | 5 tot 300 |
| Studio | vanaf $ 105 voor 50 klanten | 50 tot 500 |
Jaarbetaling geeft korting (Pro 5 klanten $ 16 per maand). Pro bevat boeken en plannen, formulieren, voeding en eigen branding. Add-on Payments & Packages vanaf $ 9 per maand.
Coachway (Nederlands bedrijf) Vanaf € 69 per maand met 5 klanten inbegrepen, € 9 per extra klant per maand. Alle functies inbegrepen, betalingen via je eigen Stripe-account. 14 dagen gratis proberen. Coachway publiceert zelf een vergelijking van personal trainer software, waarin het eigen platform bovenaan staat.
Virtuagym Coach: zie hierboven, € 24 per locatie per maand excl. btw.
Andere namen die in vergelijkingen terugkomen, zoals Gymkee, FITsociety, TrueCoach, My PT Hub en PT Distinction, hebben we niet op hun eigen prijspagina gecontroleerd. Bekijk die zelf als je ze overweegt.
Planners voor intakes en losse afspraken
Calendly (prijzen in dollars)
- Free: gratis, één afspraaktype, één agenda, geen herinneringen en geen betalingen.
- Standard: $ 10 per zetel per maand, met herinneringen, zes agenda's en betalen via Stripe of PayPal.
Koalendar
- Gratis plan: agenda-koppeling met Google, Outlook en Apple, insluitbare boekingspagina. Geen betalingen, e-mailherinneringen of intakevragen.
- Betaalde plannen in dollars; de bedragen op de Nederlandse pagina waren tegenstrijdig, dus die noemen we niet.
Een planner is genoeg als je alleen je gratis intake online wilt laten plannen. Hoe dat op je website werkt, staat op intake plannen.
Wat kost personal trainer software per jaar?
Drie voorbeelden met de prijzen hierboven, excl. btw waar de leverancier dat vermeldt:
| Situatie | Keuze | Per jaar (ongeveer) |
|---|---|---|
| Startende trainer, alleen intakes online | Calendly Free of Koalendar gratis | € 0 |
| Zzp-trainer met vaste klanten, boeken en iDEAL | Trainin Starter, € 39 x 12 | € 468, plus € 0,50 per online betaling |
| Zzp-trainer die ook schema's in een app geeft | Trainin Starter + Coaching, (€ 39 + € 20) x 12 | € 708 |
| Online coach met 20 klanten | Everfit Pro 20 klanten, $ 49 x 12 | $ 588 |
| Online coach met 10 klanten | Coachway, (€ 69 + 5 x € 9) x 12 | € 1.368 |
Prijzen veranderen en dollarprijzen hangen af van de wisselkoers. Controleer altijd de actuele prijspagina.
Zo kies je personal trainer software
- Wat moet een klant kunnen? Alleen boeken, of ook schema's volgen, voeding bijhouden en berichten sturen? Daarmee kies je de soort.
- In welke taal is de klant-app? Veel internationale apps zijn Engelstalig. Voor een 60-plusser in Zwolle maakt dat uit.
- Hoe betalen je klanten? In Nederland verwacht een klant iDEAL. Check of dat kan en wat het per betaling kost.
- Hoe loopt de prijs op? Per klant, per medewerker, per locatie of vast. Reken uit wat je betaalt bij twee keer zoveel klanten.
- Werkt het op je website? Vraag of er een widget of boeklink is die je in je site kunt zetten. Trainin noemt "website-widgets", Koalendar een "insluitbare boekingspagina".
- Kun je weg? Kun je je klantgegevens exporteren als je overstapt?
- Probeer het met echte klanten. De meeste leveranciers hebben een gratis proefperiode van 14 of 30 dagen.
Software en je website: wie doet wat?
Software regelt wat er gebeurt nadat iemand klant is. Je website zorgt dat iemand klant wordt. Een coaching-app zit achter een login en wordt nauwelijks gevonden in Google; een profielpagina binnen een platform is geen eigen site op je eigen domein.
Wat wij doen: de boek-, intake- of aanmeldlink van je software op de juiste plekken van je site zetten, op je tarievenpagina en onder elke uitleg. Je account blijft van jou bij de leverancier. Stap je over, dan wisselen we alleen de koppeling. Wil je geen softwareabonnement alleen voor intakes, dan kan er een agendamodule in je eigen site (€ 400, inbegrepen in Groei).
Meer over de website zelf: website personal trainer, online coaching website en PT-studio website.
Klantbeheer en privacy
Ook in een spreadsheet bewaar je gegevens over de gezondheid van je klanten. De Autoriteit Persoonsgegevens rekent gezondheidsgegevens tot de bijzondere persoonsgegevens, die extra bescherming krijgen. Kies software die je gegevens beveiligt, vraag om een verwerkersovereenkomst, en bewaar niet meer dan je nodig hebt.
Bronnen: trainin.nl; business.virtuagym.com; onlineafspraken.nl; trainerize.com; everfit.io; coachway.io; coachway.io; calendly.com; koalendar.com (gratis plan); autoriteitpersoonsgegevens.nl (gezondheidsgegevens bijzondere persoonsgegevens) (geraadpleegd 31-10-2026).
Veelgestelde vragen over software voor personal trainers
Staat je vraag er niet bij? Bel of app 06 - 23 00 78 38, je krijgt binnen één werkdag antwoord.
Wat is de beste personal trainer software?
Dat hangt af van wat je klanten moeten kunnen. Voor boeken en betalen met iDEAL zijn Nederlandse systemen als Trainin, Virtuagym en Onlineafspraken.nl logisch. Voor schema's en coaching op afstand kijk je naar coaching-apps als Trainerize, Everfit of Coachway. Probeer er twee met echte klanten.
Wat kost personal trainer software?
Van gratis (Calendly Free, Everfit Starter tot 5 klanten, Trainerize Basic voor 1 klant) tot € 39 tot € 69 per maand voor een Nederlands systeem met boeken en betalen. Coaching-apps rekenen vaak per klant; Coachway bijvoorbeeld € 69 voor 5 klanten plus € 9 per extra klant.
Is er een gratis trainingsschema app voor personal trainers?
Ja, met beperkingen. Everfit Starter is gratis tot 5 klanten, Trainerize Basic voor 1 klant. Voor meer klanten of betalingen betaal je.
Kan ik klanten met iDEAL laten betalen?
Bij Trainin en Virtuagym wel, voor € 0,50 per online betaling. Onlineafspraken.nl noemt iDEAL in het Solo-plan. Bij internationale apps loopt betalen meestal via Stripe; vraag na of iDEAL daarin aan staat.
Heb ik software nodig als ik net begin?
Niet per se. Met een intake-aanvraagformulier op je site en een gewone agenda kom je de eerste maanden ver. Wat een site kost, staat op de kostenpagina. Software wordt nuttig zodra je strippenkaarten, betalingen en schema's voor meerdere klanten moet bijhouden.
Kan ik mijn software koppelen aan mijn website?
Meestal wel, via een widget of boeklink. Wij zetten die op je site. Heeft je systeem dat niet, dan zie je dat in de offerte met een alternatief, zoals een agendamodule in je eigen site.
Zijn de prijzen inclusief btw?
Trainin en Virtuagym vermelden excl. btw. Onlineafspraken.nl vermeldt het niet. Trainerize, Everfit en Calendly noemen dollarprijzen; btw kan daar bij komen.
Je software op je eigen site, zonder gedoe
Vertel welk systeem je gebruikt of overweegt. Wij zetten de koppeling op je site en je krijgt binnen één werkdag een offerte met een vaste prijs.